Ba chốt kiểm soát nên có trước khi một đơn hàng đi tiếp

Áp lực doanh số luôn đẩy về một phía: chốt được đơn là tốt. Nhưng có những đơn hàng, chốt xong mới là lúc rắc rối bắt đầu — khách nợ chồng nợ, hoá đơn không xuất được vì thiếu mã số thuế, hoặc hàng bán cho một cơ sở không đủ điều kiện kinh doanh mặt hàng đó.

Ba tình huống này đều phòng được, và đều nên phòng bằng phần mềm chứ không phải bằng việc nhắc nhân viên cẩn thận.

Chốt thứ nhất: thông tin khách hàng phải đủ trước khi đơn đi tiếp

Kinh điển nhất là đơn hàng chốt xong, tới lúc xuất hoá đơn mới phát hiện khách chưa có mã số thuế, hoặc địa chỉ xuất hoá đơn để trống, hoặc tên đăng ký kinh doanh khác tên gọi hằng ngày.

Lúc đó hàng có khi đã giao. Kế toán phải gọi ngược lại nhân viên kinh doanh, nhân viên gọi khách, khách bận, và hoá đơn treo lại vài ngày — trong khi doanh thu thì đã ghi nhận.

Hệ thống chặn ngay từ khâu lập đơn: thiếu thông tin bắt buộc thì đơn không đi tiếp được, kèm danh sách rõ ràng những gì còn thiếu. Danh sách này do doanh nghiệp tự cấu hình, vì mỗi công ty có yêu cầu khác nhau.

Điểm quan trọng trong thiết kế: chặn ở thời điểm sửa còn dễ. Khi nhân viên đang ngồi trước khách hàng, xin thêm mã số thuế mất ba mươi giây. Ba ngày sau gọi điện xin thì mất ba cuộc gọi.

Chốt thứ hai: hạn mức và công nợ quá hạn

Bán chịu là chuyện bình thường trong phân phối. Bán chịu cho khách đã nợ quá hạn ba tháng thì không.

Hệ thống theo dõi hạn mức công nợ theo từng khách và cảnh báo — hoặc chặn, tuỳ chính sách — khi đơn mới đẩy khách vượt hạn mức, hoặc khi khách còn khoản quá hạn.

Cách làm chúng tôi khuyến nghị: cảnh báo cho nhân viên, chặn ở cấp duyệt. Nghĩa là nhân viên vẫn lập được đơn và vẫn trao đổi được với khách, nhưng đơn không tự đi tiếp mà chuyển sang người có thẩm quyền quyết định. Người đó nhìn thấy đầy đủ bức tranh công nợ trước khi gật đầu.

Đây là điểm cân bằng giữa kiểm soát và tốc độ. Chặn cứng ở khâu nhập liệu sẽ làm nhân viên tìm cách lách; không chặn gì thì rủi ro dồn hết về cuối.

Chốt thứ ba: ai được mua mặt hàng nào

Đây là chốt mang tính đặc thù ngành dược, và là chốt mà phần mềm đa ngành gần như không có.

Không phải khách hàng nào cũng đủ điều kiện mua mọi mặt hàng. Điều kiện phụ thuộc loại hình cơ sở, giấy phép còn hiệu lực hay không, và nhóm hàng cụ thể. Bán sai là vấn đề pháp lý, không chỉ là vấn đề kinh doanh.

Hệ thống cho phép khai báo quy tắc hạn chế theo nhóm hàng và nhóm khách, áp dụng ngay khi lập đơn. Nhân viên không cần nhớ mặt hàng nào bán được cho ai — hệ thống không cho chọn thứ không được phép.

Một lưu ý từ thực tế: quy tắc loại này cần được rà lại sau mỗi lần thêm mặt hàng mới hoặc đổi phân nhóm. Chúng tôi từng gặp trường hợp một sản phẩm dùng cho mục đích nội bộ bị gán nhầm nhóm, khiến một phần đội ngũ bán hàng không lập được đơn có sản phẩm đó. Hệ thống hoạt động đúng như được khai báo — dữ liệu khai sai thì kết quả sai.

Nguyên tắc chung: chặn đúng chỗ

Ba chốt trên đều theo một nguyên tắc: chặn ở nơi hậu quả chưa xảy ra, nhắc ở nơi còn sửa được, và luôn nói rõ vì sao.

Một hệ thống chặn mà không giải thích sẽ bị người dùng tìm cách đi vòng. Một hệ thống nhắc quá nhiều sẽ bị bấm bỏ qua theo phản xạ. Chỗ đứng đúng nằm giữa hai thái cực đó, và tìm ra nó là việc phải làm cùng người vận hành thật, không phải trong phòng họp.

---

Doanh nghiệp bạn đang kiểm soát ba chốt này bằng phần mềm hay bằng trí nhớ nhân viên? Đặt lịch demo với Fable-X.