Bàn giao hợp đồng mà không viết lại lịch sử

Khi một nhân viên kinh doanh nghỉ việc, hồ sơ khách hàng chỉ có một câu hỏi cần trả lời: giờ ai phụ trách. Hợp đồng thì không đơn giản như vậy.

Một hợp đồng có quá khứ. Nó đi qua nháp, trình duyệt, được duyệt, chạy một thời gian, rồi hết hạn hoặc được gia hạn. Ở mỗi trạng thái đó, câu hỏi "ai là người phụ trách" mang một ý nghĩa khác nhau — và đó là lý do bàn giao hợp đồng không thể dùng chung một nút với bàn giao khách hàng.

Ba nhóm hợp đồng, ba cách xử lý khác nhau

Hợp đồng đã duyệt và còn hiệu lực là việc đang chạy. Nó cần một người theo dõi tiến độ, nhắc khách khi sắp đến hạn, và chịu trách nhiệm về phần chỉ tiêu chưa hoàn thành. Nhóm này phải chuyển sang người tiếp nhận, và chuyển ngay.

Hợp đồng đã hết hạn là hồ sơ lịch sử. Nó ghi lại ai đã đàm phán, ai ký được, và các báo cáo đánh giá nhân sự đọc chính thông tin đó. Đổi người phụ trách của một hợp đồng đã khép lại là viết lại quá khứ — và thường là xoá công của chính người vừa nghỉ.

Hợp đồng còn nháp hoặc đang chờ duyệt là nhóm cần một quyết định của con người, không phải của phần mềm. Điều kiện thương lượng có thể đã thay đổi khi người đàm phán không còn ở đó. Hoặc huỷ, hoặc để người tiếp nhận lập lại và trình duyệt dưới tên mình — người quản lý quyết, hệ thống không nên tự động làm thay.

Vì vậy phạm vi bàn giao mặc định chỉ gồm nhóm thứ nhất: đã duyệt và còn trong hạn, kể cả hợp đồng nguyên tắc không đặt ngày hết hạn. Hai nhóm còn lại giữ nguyên tên người cũ.

Người tiếp nhận đang được giao thêm bao nhiêu cam kết?

Đây là câu hỏi mà trưởng phòng kinh doanh cần trả lời trước khi bấm, chứ không phải sau.

Màn hình bàn giao hiển thị ba con số: bao nhiêu hợp đồng còn hiệu lực sẽ chuyển, tổng giá trị mục tiêu của chúng, và tổng doanh thu đã thực hiện được đến thời điểm hiện tại.

Ba con số đó cho biết ngay người tiếp nhận sẽ gánh thêm bao nhiêu, và phần đã chạy được tới đâu. Nếu quá sức một người, hãy chia cho nhiều người — chức năng cho phép chọn từng hợp đồng thay vì chuyển cả gói.

Tiến độ thực hiện không đổi, và điều đó là có chủ đích

Một lo ngại rất hợp lý: chuyển người phụ trách rồi thì phần doanh thu đã tích luỹ của hợp đồng có bị tính lại không, tỷ lệ hoàn thành có bị đặt về 0 không?

Không. Doanh thu thực hiện của hợp đồng được ghi nhận theo khách hàng của hợp đồng, không theo người phụ trách. Đổi người không làm thay đổi một đồng nào trong phần đã chạy.

Người tiếp nhận mở hợp đồng ra là thấy đúng tình trạng thật của nó, gồm cả phần chỉ tiêu mà người trước đã hoàn thành. Họ tiếp quản một việc đang chạy, chứ không phải bắt đầu lại từ đầu.

Cảnh báo hết hạn phải đến được người đang sống với hợp đồng

Trong phân phối, hợp đồng hết hạn mà không ai để ý là mất giá bán đã thoả thuận, mất chính sách công nợ, và đôi khi mất luôn khách.

Cảnh báo hợp đồng sắp đến hạn chỉ có ích khi nó đến đúng người. Gửi cho một hòm thư đã khoá thì cũng như không gửi. Vì vậy người tiếp nhận được gắn làm người theo dõi các hợp đồng vừa chuyển, và mọi cảnh báo về sau đi thẳng tới họ.

Việc đầu tiên nên làm ngay sau khi bàn giao cũng chính là lọc các hợp đồng có hạn trong 30 và 60 ngày tới, rồi xếp lịch làm việc lại với khách. Đó là danh sách sinh ra tiền, và nó chỉ mất vài giây để lập.

Hợp đồng là chứng từ pháp lý, nên dấu vết quan trọng gấp đôi

Mỗi hợp đồng được chuyển đều mang một ghi chú trong nhật ký: từ ai sang ai, ngày nào, ai thực hiện, lý do gì.

Với những đối tượng khác trong hệ thống, nhật ký là tiện lợi. Với hợp đồng — thứ có thể được viện dẫn trong một tranh chấp thương mại — nó là bằng chứng.

Tự làm, trong vài phút

Toàn bộ những việc trên do quản trị viên nội bộ của doanh nghiệp thực hiện. Quyền bàn giao hợp đồng là một ô tích trong ma trận phân quyền, tách riêng khỏi quyền bàn giao khách hàng, nên bạn có thể giao cho bộ phận hành chính nhân sự mà không cần mở cho họ toàn bộ danh sách khách hàng.

Không phiếu yêu cầu, không chờ nhà cung cấp, và không ai phải đụng vào cơ sở dữ liệu.

---

Doanh nghiệp bạn đang theo dõi hợp đồng sắp hết hạn bằng phần mềm hay bằng một file bảng tính? Đặt lịch demo với Fable-X.