"Khách này nợ 240 triệu" — nhưng nợ từ hoá đơn nào?

Cuộc trao đổi này diễn ra ở mọi doanh nghiệp phân phối, mỗi tháng vài lần:

"Nhà thuốc A nợ mình bao nhiêu?" "Dạ 240 triệu." "Nợ từ những hoá đơn nào?" "Dạ để em mở file ra em coi..."

Khoảng lặng sau câu hỏi thứ hai chính là chi phí thật của việc quản lý công nợ trên bảng tính.

Vì sao con số tổng là chưa đủ

Công nợ không phải một con số, nó là một tập hợp chứng từ. Muốn đòi nợ được, muốn đối chiếu được với khách, muốn biết khoản nào sắp quá hạn, bạn phải đi xuống tới từng hoá đơn: phát hành ngày nào, hạn thanh toán bao giờ, đã thu bao nhiêu, còn lại bao nhiêu.

Phần mềm kế toán nào cũng cho ra con số tổng. Điều tạo khác biệt là bấm vào con số đó có ra được chứng từ gốc hay không.

Trên hệ thống chúng tôi triển khai, mọi con số trong báo cáo công nợ đều bấm xuống được:

• Từ tổng công nợ toàn công ty → xuống từng khách hàng
• Từ số dư của một khách → xuống từng hoá đơn còn nợ
• Từ một hoá đơn → xuống bút toán và chứng từ gốc đã sinh ra nó
• Từ bút toán → ngược lại đơn hàng và phiếu xuất kho

Đây không phải tính năng để trình diễn. Nó là thứ kế toán dùng mỗi ngày, và là thứ quyết định một cuộc gọi đòi nợ kéo dài ba phút hay ba mươi phút.

Báo cáo tuổi nợ: biết trước thay vì biết sau

Cùng một số dư 240 triệu, hai tình huống hoàn toàn khác nhau: toàn bộ mới phát sinh trong tháng, hay một nửa đã quá hạn hơn 90 ngày.

Báo cáo tuổi nợ chia số dư theo khoảng thời gian quá hạn, cho phép đội thu hồi công nợ làm việc theo thứ tự ưu tiên thay vì gọi lần lượt từ đầu danh sách. Và cho phép ban giám đốc nhìn thấy vấn đề khi nó còn nhỏ.

Biên bản đối chiếu: chi tiết nhỏ, tác dụng lớn

Đây là phần các doanh nghiệp thường làm tay, và cũng là phần gây tranh cãi nhiều nhất với khách hàng.

Cuối kỳ, hai bên cần thống nhất số dư công nợ bằng văn bản. Làm tay nghĩa là: mở bảng tính, lọc theo khách, chép sang mẫu Word, kiểm tra lại tổng, in ra, đi tìm người ký.

Hệ thống làm việc đó bằng một thao tác: chọn khách hàng và kỳ, biên bản được dựng từ chính số liệu sổ sách — số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, đã thanh toán, số dư cuối kỳ, kèm danh sách chứng từ chi tiết. Chữ ký của người lập và người đại diện được chèn sẵn vào bản in, chọn từ danh sách nhân sự chứ không gõ tay.

Lợi ích thật sự không nằm ở việc tiết kiệm mười lăm phút. Nó nằm ở chỗ con số trên biên bản chắc chắn khớp với sổ sách, vì nó lấy trực tiếp từ đó. Không còn cảnh gửi biên bản đi rồi khách phản hồi lại một con số khác, và hai bên mất một tuần tìm xem ai chép nhầm.

Ba câu hỏi để tự đánh giá hệ thống hiện tại

Một: từ số công nợ tổng của một khách, mất bao lâu để liệt kê được từng hoá đơn còn nợ? Nếu câu trả lời tính bằng phút và phải mở file khác, đó là chi phí lặp lại mỗi ngày.

Hai: có biết được ngay bao nhiêu phần trăm công nợ đang quá hạn trên 90 ngày không?

Ba: biên bản đối chiếu gửi khách có được sinh từ chính sổ sách, hay có người chép lại?

Ba câu này không cần chuyên môn kế toán để hỏi, nhưng câu trả lời cho biết khá chính xác doanh nghiệp đang kiểm soát công nợ hay đang chạy theo nó.

---

Muốn xem báo cáo công nợ bấm xuống tận chứng từ gốc? Đặt lịch demo — chúng tôi sẽ dựng trên dữ liệu mẫu gần giống doanh nghiệp bạn.