Bàn giao hợp đồng: chuyển đúng phần còn hiệu lực, giữ nguyên hồ sơ đã khép lại

Tài liệu dành cho quản trị viên nội bộ và trưởng phòng kinh doanh. Đọc kèm bài về bàn giao khách hàng — hai chức năng khác nhau và phải chạy cả hai khi một nhân viên nghỉ việc.

Vì sao hợp đồng cần một chức năng riêng

Hồ sơ khách hàng chỉ có một trạng thái duy nhất: đang phụ trách bởi ai. Hợp đồng thì không — nó đi qua nháp, chờ duyệt, đã duyệt, hết hạn, bị từ chối, bị huỷ. Chuyển tất cả sang người mới là làm hỏng hồ sơ lịch sử; chuyển thủ công từng cái thì dễ sót đúng những hợp đồng sắp đến hạn — thứ đắt giá nhất trong tập đó.

Vì vậy chức năng bàn giao hợp đồng chọn phạm vi theo trạng thái, không chuyển tất cả.

Phạm vi mặc định: chỉ hợp đồng đã duyệt và còn hiệu lực

Được chuyển sang người tiếp nhận:

Hợp đồng đã được duyệt và còn trong hạn
Hợp đồng đã duyệt nhưng không đặt ngày hết hạn (hợp đồng nguyên tắc không thời hạn)

Giữ nguyên tên người cũ:

Hợp đồng nháp và đang chờ duyệt
Hợp đồng bị từ chối hoặc đã huỷ
Hợp đồng đã hết hạn

Hợp đồng đã hết hạn là hồ sơ lịch sử: nó ghi lại ai đã đàm phán và ký được, và các báo cáo đánh giá nhân sự đọc chính thông tin đó. Đổi người phụ trách của một hợp đồng đã khép lại là viết lại quá khứ.

Hợp đồng còn nháp hoặc đang chờ duyệt cần một quyết định của con người chứ không nên chuyển máy móc: hoặc huỷ vì điều kiện thương lượng đã thay đổi, hoặc để người tiếp nhận lập lại và trình duyệt dưới tên mình. Người quản lý là người quyết, không phải hệ thống.

Các bước thực hiện

Mở chức năng Bàn giao hợp đồng trong nhóm quản trị của phân hệ Bán hàng
Chọn nhân viên bàn giao — danh sách bao gồm cả người đã bị khoá tài khoản
Chọn nhân viên nhận bàn giao
Điền ngày bàn giao và lý do
Đọc phần xem trước, đối chiếu với hồ sơ giấy nếu có
Bấm Thực hiện bàn giao

Bạn cũng có thể mở chức năng ngay từ danh sách hợp đồng, khi đang lọc theo một nhân viên.

Phần xem trước cho bạn ba con số cần biết

Số hợp đồng còn hiệu lực sẽ chuyển
Tổng giá trị mục tiêu của các hợp đồng đó
Tổng doanh thu đã thực hiện đến hiện tại

Ba con số này trả lời đúng câu hỏi mà trưởng phòng cần: người tiếp nhận đang được giao thêm bao nhiêu cam kết, và phần đã chạy được tới đâu. Hãy dùng nó để cân nhắc chia cho một hay nhiều người, trước khi bấm.

Nếu hệ thống báo không có hợp đồng nào còn hiệu lực, đó là thông tin thật chứ không phải lỗi: người bàn giao có thể chỉ có hợp đồng nháp, hoặc toàn bộ hợp đồng của họ đã hết hạn.

Tiến độ thực hiện hợp đồng không bị ảnh hưởng

Doanh thu thực hiện của một hợp đồng được ghi nhận theo khách hàng của hợp đồng, không theo người phụ trách. Vì vậy việc đổi người phụ trách không làm thay đổi tỷ lệ hoàn thành, không làm mất phần doanh thu đã tích luỹ, và không phải tính lại gì.

Người tiếp nhận nhìn thấy hợp đồng ở đúng tình trạng thực tế của nó — kể cả phần chỉ tiêu mà người trước đã chạy được.

Toàn bộ hay chọn từng hợp đồng

Mặc định chuyển toàn bộ hợp đồng còn hiệu lực. Tích Chỉ bàn giao một phần khi cần chia cho nhiều người tiếp nhận, hoặc khi một vài hợp đồng lớn được đích thân giám đốc kinh doanh giữ.

Danh sách để tích chỉ hiển thị hợp đồng thuộc phạm vi hợp lệ, nên bạn không thể vô tình chọn nhầm một hợp đồng đã hết hạn.

Người mới được thêm làm người theo dõi

Người tiếp nhận được gắn làm người theo dõi các hợp đồng đã chuyển, nên họ nhận được thông báo về hạn hợp đồng và các thay đổi sau này. Bạn có thể bỏ tuỳ chọn này, nhưng không nên: cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn mà gửi cho người đã nghỉ thì cũng như không gửi.

Dấu vết kiểm tra

Mỗi hợp đồng được chuyển đều nhận ghi chú trong nhật ký: từ ai sang ai, ngày, người thực hiện, lý do. Hợp đồng là chứng từ có giá trị pháp lý, nên dấu vết này đáng giá hơn ở đây so với bất kỳ đối tượng nào khác trong hệ thống.

Ai được phép bấm nút này

Giống mọi chức năng khác, quyền bàn giao hợp đồng là một ô tích trong ma trận quyền, quản trị viên tự cấp cho vai trò phù hợp rồi bấm Đồng bộ quyền.

Lưu ý là quyền bàn giao khách hàng và quyền bàn giao hợp đồng tách rời nhau. Người phụ trách hành chính nhân sự có thể được giao quyền bàn giao hợp đồng mà không cần quyền đụng vào danh sách khách hàng.

Nên làm ngay sau khi bàn giao

Lọc các hợp đồng vừa chuyển có hạn trong 30 và 60 ngày tới, xếp lịch làm việc lại với khách
Gửi thông báo đổi đầu mối phụ trách cho khách hàng của những hợp đồng giá trị lớn
Kiểm tra lại các hợp đồng nháp còn treo tên người cũ và quyết định huỷ hay lập lại