15 phút đầu tiên với Fable-X ERP

Tài liệu này dành cho người lần đầu được cấp tài khoản. Đọc hết mất khoảng 15 phút, và sau đó bạn sẽ tự làm được những việc thường ngày mà không cần hỏi ai.

1. Lần đăng nhập đầu tiên

Quản trị viên của doanh nghiệp sẽ cấp cho bạn địa chỉ hệ thống, tên đăng nhập và mật khẩu tạm.

Ba việc xảy ra ngay trong lần đăng nhập đầu, và đều là cố ý:

Hệ thống bắt bạn đổi mật khẩu. Mật khẩu tạm chỉ dùng được một lần. Mật khẩu mới cần tối thiểu 8 ký tự, có chữ hoa, chữ số và ký tự đặc biệt. Những cụm dễ đoán sẽ bị từ chối — kể cả khi đủ độ dài.

Có thể bạn được yêu cầu nhập mã xác thực. Khi hệ thống thấy bạn đăng nhập từ một thiết bị lạ, nó gửi mã gồm 6 chữ số về hộp thư của bạn. Nhập mã đó là vào được. Thiết bị đã xác nhận sẽ được ghi nhớ trong 30 ngày, nên bạn không phải làm lại mỗi ngày.

Hệ thống tự đăng xuất khi bạn rời máy. Sau 15 phút không thao tác, phiên làm việc đóng lại. Đây là biện pháp bảo vệ khi bạn để máy tính ở bàn mà đi ra ngoài.

Nếu không nhận được mã xác thực, hãy kiểm tra thư mục Spam/Thư rác trước khi báo hỗ trợ. Đây là nguyên nhân của phần lớn trường hợp.

2. Cách đọc màn hình

Sau khi vào, bạn thấy ba khu vực:

Thanh trên cùng — chuyển giữa các phần nghiệp vụ bạn được phép dùng.
Vùng giữa — danh sách hoặc biểu mẫu đang mở.
Góc phải trên — tài khoản của bạn, nơi đổi mật khẩu và đăng xuất.

Điều quan trọng cần biết: bạn chỉ nhìn thấy phần việc của mình. Nếu đồng nghiệp có một menu mà bạn không có, đó không phải lỗi — đó là do vai trò được cấp khác nhau. Cần thêm quyền, hãy liên hệ quản trị viên nội bộ của doanh nghiệp bạn, không phải Fable-X.

3. Ba thao tác nền tảng

Tìm kiếm. Ô tìm ở đầu mỗi danh sách tìm theo nhiều tiêu chí cùng lúc — mã chứng từ, tên khách, sản phẩm. Gõ vài ký tự rồi chọn tiêu chí hệ thống gợi ý, thay vì gõ hết rồi mong nó hiểu đúng.

Lọc và nhóm. Hầu hết danh sách đều lọc được theo trạng thái, theo khoảng thời gian, theo người phụ trách. Bộ lọc bạn đang dùng luôn hiện thành các thẻ nhỏ ngay trên danh sách — muốn bỏ thì bấm dấu nhân trên thẻ đó.

Chọn cột hiển thị. Ở góc phải bảng danh sách có nút thêm/bớt cột. Đây là mẹo đáng nhớ nhất trong tài liệu này: nếu bạn nghe nói có một cột mới mà không thấy đâu, gần như chắc chắn nó đang bị tắt trong danh sách cột của riêng máy bạn. Lựa chọn cột được lưu theo từng trình duyệt, nên máy đồng nghiệp có mà máy bạn không có là chuyện bình thường.

4. Quy tắc vàng về chứng từ

Mọi chứng từ trong hệ thống — đơn hàng, hoá đơn, phiếu kho — đều đi qua các trạng thái, và trạng thái quyết định bạn còn sửa được hay không.

Khi còn là bản nháp: sửa thoải mái. Sau khi xác nhận hoặc ghi sổ: dữ liệu đã đi vào kho và sổ sách, muốn sửa phải quay lại bản nháp hoặc lập chứng từ điều chỉnh — và không phải ai cũng có quyền đó.

Vì vậy: kiểm tra kỹ trước khi bấm xác nhận, đặc biệt là khách hàng, số lượng và giá. Sửa trước khi xác nhận mất 10 giây; sửa sau khi xác nhận có thể mất cả buổi và kéo theo kế toán.

5. Khi có việc không làm được

Theo thứ tự:

Đọc thông báo lỗi trên màn hình. Hệ thống được viết để nói bằng tiếng Việt, nêu rõ vướng ở đâu — phần lớn thông báo đã chứa sẵn cách xử lý.
Xem tài liệu Các lỗi thường gặp và cách tự xử lý.
Việc liên quan tới quyền hạn: hỏi quản trị viên nội bộ.
Còn lại: gửi yêu cầu hỗ trợ theo hướng dẫn trong tài liệu Quy trình hỗ trợ.

Việc nên làm ngay hôm nay

Đổi mật khẩu sang mật khẩu chỉ mình bạn biết
Kiểm tra hộp thư nhận được thông báo từ hệ thống, đánh dấu "không phải thư rác" nếu bị lọc nhầm
Mở đúng một danh sách bạn dùng hằng ngày, thử lọc và chọn cột cho vừa ý