Cấp quyền cho nhân viên mới, thu quyền khi nghỉ việc

Tài liệu dành cho quản trị viên nội bộ của doanh nghiệp — người được giao quyền quản lý tài khoản và phân quyền. Bạn tự làm được toàn bộ những việc dưới đây, không cần liên hệ Fable-X.

Nguyên tắc: quyền đi theo vai trò, không đi theo người

Hệ thống không cấp quyền cho từng người một. Bạn định nghĩa vai trò — bán hàng, thủ kho, kế toán, quản lý vùng — rồi gán người vào vai trò.

Cách này quan trọng vì hai lý do: khi có nhân viên mới, bạn chỉ gán vai trò thay vì tích lại hàng chục ô; và khi cần điều chỉnh quyền của cả nhóm, bạn sửa một chỗ thay vì sửa cho từng người.

Ma trận quyền: đọc thế nào

Mỗi vai trò có một bảng quyền. Mỗi dòng là một cụm chức năng, mỗi cụm có năm ô tích:

Xem — mở và đọc
Tạo — lập mới
Sửa — thay đổi cái đã có
Xoá — huỷ bỏ
Duyệt — phê duyệt chứng từ của người khác

Cùng dòng đó có thêm phạm vi dữ liệu, quyết định người dùng nhìn được bao nhiêu:

Chỉ của tôi — chỉ dữ liệu do chính người đó tạo hoặc phụ trách
Của nhóm — thêm dữ liệu của cấp dưới trực tiếp
Toàn công ty — không giới hạn

Phạm vi dữ liệu là chỗ phân biệt nhân viên bán hàng với giám đốc kinh doanh: cùng một màn hình, hai bức tranh khác nhau.

Phạm vi "của nhóm" dựa vào quan hệ cấp trên — cấp dưới khai trong hồ sơ nhân sự. Khai sai quan hệ này là phạm vi dữ liệu sai theo.

Quy trình cấp quyền cho nhân viên mới

Tạo hồ sơ nhân sự: họ tên, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp, email công việc
Tạo tài khoản đăng nhập gắn với hồ sơ đó
Gán vai trò phù hợp
Bấm Đồng bộ quyền — bước này bắt buộc, tích xong mà không đồng bộ thì quyền chưa tới người dùng
Báo nhân viên đăng nhập, đổi mật khẩu và xác thực thiết bị

Kiểm tra lại sau khi cấp: hỏi nhân viên xem có đủ menu cần dùng không, và thử một nghiệp vụ thật. Đây là bước hay bị bỏ, và là lý do khiến ngày đầu đi làm của nhân viên mới bị kẹt.

Khi nhân viên nghỉ việc

Khoá tài khoản, đừng xoá.

Lý do: mọi chứng từ họ đã lập vẫn mang tên họ. Xoá tài khoản làm lịch sử chứng từ mất người chịu trách nhiệm, và các báo cáo theo nhân sự sẽ thiếu số liệu của giai đoạn họ còn làm việc.

Trình tự đúng:

Bàn giao khách hàng và công việc dở cho người tiếp nhận trước — làm sau khi đã khoá tài khoản sẽ phức tạp hơn nhiều
Khoá tài khoản đăng nhập
Cập nhật hồ sơ nhân sự sang trạng thái đã nghỉ
Nếu người đó là quản lý: cập nhật lại người quản lý trực tiếp cho cấp dưới, nếu không phạm vi dữ liệu và luồng duyệt của cả nhóm sẽ sai

Khi nhân viên chuyển vị trí

Đổi vai trò, đừng cộng dồn. Sai lầm phổ biến nhất trong quản trị hệ thống là giữ nguyên vai trò cũ rồi thêm vai trò mới — sau vài lần luân chuyển, một người tích tụ quyền của ba bộ phận.

Nếu vị trí mới cần vài quyền của vị trí cũ, hãy bổ sung đúng những quyền đó vào vai trò mới, thay vì giữ lại cả vai trò cũ.

Rà soát định kỳ — nên làm mỗi quý

Ba câu hỏi cần trả lời được:

Ai đang xem được số liệu kế toán và báo cáo tài chính? Danh sách này nên ngắn, và bạn nên nhận ra từng cái tên trong đó.
Có tài khoản nào của người đã nghỉ mà chưa khoá không?
Có ai đang mang nhiều vai trò chồng nhau không?

Quyền hạn trong mọi hệ thống đều có xu hướng phình ra theo thời gian, vì cấp thêm thì dễ mà thu lại thì ngại. Rà soát định kỳ là cách duy nhất giữ nó trong tầm kiểm soát.

Lưu ý khi thu hẹp quyền

Khi bỏ tích một quyền của vai trò đang có nhiều người dùng, hãy báo trước cho họ và kiểm tra ngay sau khi đồng bộ.

Rủi ro lớn nhất khi siết quyền không phải là để lọt ai đó, mà là chặn nhầm người đang làm việc — và điều đó chỉ lộ ra khi có người không lập được đơn giữa giờ cao điểm. Nên làm vào đầu giờ sáng, không làm cuối ngày hay trước kỳ nghỉ.