Lô và hạn dùng: nhập lô, gán hạn, và vì sao hệ thống chặn bạn xuất lô này

Đây là tài liệu dành cho thủ kho, nhân viên bán hàng và kế toán kho. Nó trả lời câu hỏi được hỏi nhiều nhất trong ngành: "tại sao hệ thống không cho tôi xuất lô này?"

1. Lô là gì trong hệ thống

Mỗi lần nhập hàng, bạn khai một lô kèm hạn dùng. Từ đó trở đi, hệ thống không còn quản lý "500 hộp thuốc A" nữa, mà quản lý "200 hộp lô X hết hạn tháng 3, 300 hộp lô Y hết hạn tháng 9".

Đây là khác biệt căn bản giữa phần mềm cho ngành dược và phần mềm kho thông thường. Mọi thứ phía sau — cảnh báo cận hạn, thứ tự xuất, biên bản giao nhận, truy vết khi thu hồi — đều dựa trên thông tin này. Khai lô sai lúc nhập là sai suốt vòng đời của hàng.

Ba điều cần làm đúng khi nhập:

Số lô ghi đúng như trên bao bì, không viết tắt, không thêm ký tự cho dễ nhớ.
Hạn dùng đúng ngày trên hộp. Nếu bao bì chỉ ghi tháng/năm, dùng ngày cuối tháng đó và thống nhất cách làm trong toàn công ty.
Đúng đơn vị tính. Nhập theo hộp hay theo gói phải nhất quán với cách khai quy cách đóng gói của sản phẩm.

2. Nguyên tắc xuất hàng: hạn gần đi trước

Hệ thống áp dụng nguyên tắc hàng hết hạn trước thì xuất trước. Khi bạn lập chứng từ bán hàng, hệ thống tự đề xuất lô theo đúng nguyên tắc này.

Bạn vẫn chọn lô khác được nếu có lý do chính đáng. Nhưng nếu lô cận hạn hơn vẫn còn hàng bán được, hệ thống sẽ chặn việc xác nhận chứng từ và nói rõ:

Không thể xác nhận — vi phạm nguyên tắc xuất hàng. Lô "…" còn N hộp khả dụng, cần dùng hết lô đó trước khi chuyển sang lô xa hạn hơn.

Đây là chặn có chủ đích, không phải lỗi. Nó tồn tại để tháng sau bạn không phải giải trình một lô hết hạn nằm im trong kho.

3. "Khả dụng" khác "tồn kho" — hiểu chỗ này là hết thắc mắc

Phần lớn hiểu lầm nằm ở đây. Con số hệ thống nhắc tới là số khả dụng, không phải tổng tồn. Số khả dụng được tính sau khi đã trừ đi:

Hàng nằm ở khu vực bị chặn xuất — khu chờ xử lý, hàng hỏng, hàng khách trả về chờ đánh giá. Còn hạn dài, vẫn nằm trong kho, nhưng không được bán. Hệ thống coi như không có.

Hàng đã giữ chỗ cho chứng từ khác. Lô còn 50 hộp nhưng 45 hộp đã dành cho đơn đang chờ giao thì phần khả dụng chỉ là 5.

Lô đã bị khoá theo chính sách hạn dùng của doanh nghiệp — ví dụ dưới ngưỡng tháng còn lại thì không giao cho khách nữa.

Vì vậy chuyện thường gặp là: nhìn báo cáo tồn thấy lô cũ còn nhiều, nhưng hệ thống không đòi bạn xuất lô đó. Không phải hệ thống quên — mà phần lớn số hàng ấy đang ở khu vực không bán được.

4. Chọn lô ngay trên chứng từ bán

Bạn không cần đợi xuống phiếu kho mới chọn lô. Ngay trên dòng hàng của chứng từ bán có cột chọn lô và hạn dùng.

Nhập số lượng, hệ thống đề xuất lô sẵn theo nguyên tắc hạn gần trước.
Một dòng hàng cần lấy từ hai lô: khai cả hai, hệ thống tự tách phiếu xuất kho tương ứng.
Tổng số lượng các lô lệch với số lượng dòng hàng: hiện cảnh báo nhưng vẫn cho lưu, để bạn quay lại sửa sau. Cảnh báo này sẽ trở thành chặn thật khi xác nhận.

5. Ba tình huống hay gặp

"Tôi không tìm thấy lô trong danh sách chọn." Danh sách chỉ hiện lô còn tồn khả dụng. Lô hết hàng, lô nằm ở khu chờ xử lý hoặc lô đã bị khoá sẽ không xuất hiện.

"Khách đòi lô mới, nhưng hệ thống bắt xuất lô cũ." Đây là quyết định kinh doanh, không phải vấn đề kỹ thuật. Cách xử lý đúng: người có thẩm quyền chuyển phần hàng cận hạn sang khu vực xử lý riêng theo quy trình nội bộ, hoặc phê duyệt ngoại lệ. Đừng tìm cách lách hệ thống — dấu vết sẽ khác với thực tế kho, và người chịu hậu quả là kế toán vào kỳ kiểm kê.

"Số tồn trên báo cáo khác số tôi đếm trong kho." Kiểm tra xem báo cáo đang tính theo hộp hay theo đơn vị cơ sở. Cùng một lượng hàng, hiển thị theo hai đơn vị khác nhau sẽ ra hai con số khác nhau — mà cả hai đều đúng.

Tóm lại

Ba câu đáng nhớ: