Từ điển thuật ngữ: hiểu đúng những từ hệ thống đang dùng

Nhiều hiểu lầm khi dùng hệ thống thực ra là hiểu lầm về từ ngữ. Tài liệu này giải thích những thuật ngữ hay gây nhầm nhất, kèm lý do vì sao phân biệt chúng lại quan trọng.

Về hàng hoá và kho

Lô — một đợt hàng cùng được sản xuất, có chung số lô và hạn dùng. Hệ thống quản lý hàng theo lô chứ không chỉ theo mặt hàng, để truy vết được khi cần thu hồi.

Hạn dùng — ngày hết hạn ghi trên bao bì của lô đó.

Cận hạn — lô còn hạn nhưng dưới ngưỡng do doanh nghiệp đặt ra (ví dụ dưới 6 tháng). Lô cận hạn có thể bị hạn chế giao cho khách, tuỳ chính sách.

Tồn thực tế — tổng số hàng đang có mặt trong kho, gồm cả hàng không bán được.

Tồn khả dụng — phần thật sự bán được, sau khi trừ hàng ở khu vực bị chặn xuất và hàng đã giữ chỗ cho chứng từ khác. Đây là con số hệ thống dùng để kiểm tra khi bạn lập đơn, và là nguồn của hầu hết thắc mắc kiểu "kho còn hàng mà sao không bán được".

Giữ chỗ — phần hàng đã được dành cho một chứng từ chưa giao. Vẫn nằm trong kho nhưng không còn khả dụng cho đơn khác.

Khu chờ xử lý — khu vực chứa hàng hỏng, hàng khách trả về, hàng chờ đánh giá. Hàng ở đây không được xuất bán, và hệ thống loại nó khỏi mọi tính toán về hàng khả dụng.

Xuất hàng hết hạn trước (FEFO) — nguyên tắc lô nào hết hạn sớm hơn thì xuất trước. Khác với "nhập trước xuất trước": trong ngành dược, lô nhập sau vẫn có thể hết hạn sớm hơn.

Đơn vị cơ sở và quy cách đóng gói — đơn vị nhỏ nhất để quản lý (viên, gói) và cách quy đổi lên đơn vị lớn (một hộp bằng bao nhiêu vỉ, một vỉ bao nhiêu viên). Sai quy cách là sai toàn bộ số lượng, giá và mức khuyến mãi.

Về chứng từ

Bản nháp — chứng từ chưa có hiệu lực, sửa và xoá thoải mái, chưa ảnh hưởng tới kho hay sổ sách.

Ghi sổ — đưa chứng từ vào sổ sách kế toán. Sau bước này, chứng từ có hiệu lực và việc sửa bị hạn chế.

Xác nhận — với phiếu kho, là bước ghi nhận hàng đã thực sự xuất hoặc nhập. Sau khi xác nhận, tồn kho thay đổi thật.

Chứng từ điều chỉnh — chứng từ lập thêm để sửa sai sót của chứng từ đã có hiệu lực, thay vì sửa trực tiếp lên chứng từ cũ. Cách làm này giữ được dấu vết của cả cái sai lẫn cái sửa — yêu cầu bắt buộc của kế toán.

Về bán hàng

Chiết khấu thương mại — phần giảm trừ trên giá bán, thể hiện thành dòng riêng trên hoá đơn.

Bậc thang — bảng các mốc điều kiện, mỗi mốc một mức thưởng khác nhau.

Ghép nhiều suất — cách tính chia giá trị đơn hàng thành nhiều suất để tổng thưởng lớn nhất, thay vì chỉ lấy mốc cao nhất đạt được.

Độ phủ — tỷ lệ điểm bán trong địa bàn thực sự có mua hàng trong kỳ, so với tổng số điểm bán mục tiêu.

Điểm bán mục tiêu — những nhà thuốc, quầy thuốc được xác định là khách hàng cần chăm sóc trong địa bàn, dù kỳ này có mua hàng hay không.

Về ngành dược

GDP — thực hành tốt phân phối thuốc. Bộ nguyên tắc về bảo quản, vận chuyển và truy vết trong quá trình phân phối.

GPP — thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc, áp dụng cho nhà thuốc.

Biên bản giao nhận vận chuyển — chứng từ đi kèm chuyến giao thuốc điều trị, ghi nhận điều kiện bảo quản lúc khởi hành và lúc giao, kèm danh sách lô và hạn dùng.

Thuốc điều trị — nhóm mặt hàng cần chứng từ và điều kiện bảo quản chặt hơn khi vận chuyển. Đánh dấu đúng thuộc tính này trong danh mục hàng là điều kiện để hệ thống tự tạo biên bản giao nhận.

Về hệ thống

Vai trò — tập hợp quyền được định nghĩa sẵn để gán cho người dùng, thay vì cấp quyền cho từng người.

Phạm vi dữ liệu — giới hạn lượng dữ liệu một vai trò nhìn thấy: chỉ của mình, của nhóm, hay toàn công ty.

Đồng bộ quyền — thao tác bắt buộc sau khi thay đổi ma trận quyền, để thay đổi có hiệu lực với người dùng.

Nhật ký thay đổi — dấu vết ghi lại ai đã sửa gì, lúc nào, trên những dữ liệu quan trọng.