Từ đơn hàng đến hoá đơn và phiếu xuất kho: luồng chuẩn

Đây là luồng nghiệp vụ xương sống — mọi bộ phận đều chạm vào một khúc của nó. Hiểu toàn bộ luồng giúp bạn biết việc của mình ảnh hưởng tới ai ở phía sau.

Toàn cảnh bốn bước

Bước 1 — Lập đơn hàng. Nhân viên bán hàng hoặc trình dược viên tạo đơn: chọn khách, chọn hàng, số lượng. Hệ thống tự áp bảng giá và chương trình khuyến mãi đang chạy.

Bước 2 — Duyệt. Tuỳ cấu hình của doanh nghiệp, đơn có thể cần người quản lý duyệt trước khi đi tiếp — nhất là đơn có chiết khấu vượt ngưỡng hoặc khách đang vượt hạn mức công nợ.

Bước 3 — Xuất hoá đơn. Kế toán kiểm tra và ghi sổ hoá đơn. Đây là thời điểm quan trọng nhất của cả luồng: số liệu đi vào sổ sách, và hệ thống sinh phiếu xuất kho tương ứng.

Bước 4 — Xuất kho và giao hàng. Thủ kho soạn hàng theo đúng lô đã chọn, xác nhận phiếu. Với đơn có thuốc điều trị, biên bản giao nhận được tạo tự động ngay khi phiếu hoàn tất.

Điều cần nhớ ở mỗi bước

Khi lập đơn

Kiểm tra ba thứ trước khi gửi đi: đúng khách hàng (nhiều khách có tên gần giống nhau — đối chiếu mã khách, đừng chỉ nhìn tên), đúng đơn vị tính (hộp hay gói), và chiết khấu hiện ra có đúng như đã thoả thuận với khách không.

Nếu chiết khấu không ra như mong đợi, đừng sửa tay thành con số mình muốn. Hãy kiểm tra chương trình khuyến mãi trước — sửa tay là số liệu và chương trình lệch nhau, cuối tháng không đối chiếu được.

Khi duyệt

Người duyệt nhìn đơn ở trạng thái chờ duyệt. Duyệt xong đơn mới đi tiếp; từ chối thì đơn quay lại người lập kèm lý do.

Đây là chốt kiểm soát thật, không phải thủ tục. Sai sót phát hiện ở bước này sửa mất một phút; phát hiện sau khi ghi sổ thì phải điều chỉnh chứng từ.

Khi xuất hoá đơn

Kế toán cần kiểm tra: thông tin xuất hoá đơn của khách (tên và địa chỉ dùng để xuất hoá đơn GTGT thường khác tên gọi hằng ngày), thuế suất từng dòng hàng, và lô hàng gán cho mỗi dòng.

Lô có thể chọn ngay trên dòng hoá đơn. Hệ thống đề xuất sẵn theo nguyên tắc hạn gần đi trước; nếu chọn khác, hệ thống sẽ chặn khi xác nhận và nói rõ lý do.

Khi xuất kho

Thủ kho soạn đúng lô ghi trên phiếu. Nếu thực tế trong kho khác với phiếu — lô ghi trên phiếu đã hết, hoặc hàng ở khu vực không bán được — đừng tự đổi lô khác rồi giao. Báo lại kế toán để điều chỉnh chứng từ, vì lô trên hoá đơn và lô giao thực tế phải khớp nhau. Đây là yêu cầu truy vết bắt buộc trong ngành dược, không phải thủ tục nội bộ.

Khi cần sửa một chứng từ đã ghi sổ

Đây là tình huống hay gặp và hay làm sai nhất.

Nếu hàng chưa giao: đưa hoá đơn về trạng thái nháp. Phiếu xuất kho chưa thực hiện sẽ tự huỷ theo. Sửa xong ghi sổ lại, hệ thống sinh phiếu xuất kho mới.

Nếu hàng đã giao: hệ thống không cho đưa về nháp, và điều này là cố ý. Kho đã xuất hàng thật, dữ liệu tồn kho đã thay đổi. Muốn sửa phải làm nghiệp vụ trả hàng hoặc lập chứng từ điều chỉnh — việc của kế toán, không phải việc sửa cho nhanh.

Nguyên tắc chung: chứng từ phản ánh việc đã xảy ra ngoài đời. Khi ngoài đời không quay lại được thì trong hệ thống cũng vậy.

Ba câu hỏi hay gặp

"Tôi sửa đơn hàng rồi mà hoá đơn không đổi theo?" Sau khi hoá đơn đã lập, nó là chứng từ độc lập. Sửa đơn hàng gốc không tự động sửa hoá đơn đã có. Cần sửa hoá đơn thì sửa trực tiếp trên hoá đơn khi còn ở trạng thái nháp.

"Vì sao một đơn hàng lại ra nhiều phiếu xuất kho?" Thường là do một dòng hàng lấy từ nhiều lô khác nhau, hoặc giao hàng làm nhiều đợt. Đây là hành vi đúng.

"Khách đổi ý sau khi đã ghi sổ nhưng chưa giao?" Đưa hoá đơn về nháp, sửa hoặc huỷ. Làm càng sớm càng đơn giản — sau khi kho đã soạn hàng thì phải phối hợp với thủ kho.